El principio de orden en los archivos es fundamental dentro de cada organización, CODEX proporciona los recursos, personal especializado y su propio know how par enfrentar cada caso y ponerlo a disposición de los clientes.

• Ordenamiento de documentos financieros y contables.

• Ordenamiento de documentos de RRHH con la creación del expediente universal del trabajador.

• Ordenamiento y control de contratos. (Vigencias, Firmas, Control)

Asesoramos a nuestros clientes para la implementación ágil y a la medida de sus necesidades de nuestros servicios de digitalización de documentos.

Con nuestra filosofía de “Cero papel”, implementamos sistemas de gestión de documentos en la línea de procesos. Luego de estudiar su caso detenidamente, definimos junto a usted el proceso a emplear y los tiempos de digitalización de acuerdo al volumen y condiciones de sus documentos.

¿Qué ofrecemos?

• Optimización de procesos operativos de la organización.

• Reducción de los tiempos de búsqueda de documentos.

• Respaldo digital de documentos.

• Almacenamiento de documentos en bodegas especializadas para la conservación del archivo.

• Cajas estándar FC-BOX.

• Plataforma Files WareHouse para una correcta gestión y administración del archivo.

• Nuestras bodegas disponen de sistemas integrales contra incendios y anti robo.

• Acceso a los documentos 24/7 – 356. Entrega en Originales, Copias o Digitales en tiempos estándar.

• Seguridad integral física y electrónica.

Nos encargamos de la destrucción definitiva y sistematizada de documentos que por su condición, ya sea obsoleta o caduca, dejan ser imprescindibles para su negocio, reduciendo así espacio físico y tiempo de gestión.

Nuestros procesos de manejo de documentos para esta fase de expurgo se sujetan a un estricto y responsable tratamiento de desechos para el cuidado del medio ambiente.

Es por eso que actualmente contamos con las siguientes consultorías:

• Elaboración de políticas de gestión documental.

• Creación de manual de archivo general y gestión documental.

• Administración de documentación insitu.

• Técnicas y procedimientos básicos de archivo.

• Elaboración de Tabla de Retención Documental.

• Creación y administración de archivo digital.

• Codificación y estandarización de archivos físicos.

• Cómo cuidar la confidencialidad, integridad y trazabilidad de los documentos?